Statistik Absensi Karyawan

Melanjutkan artikel saya yang terdahulu yang berjudul Menghitung Jumlah Jam Kerja Karyawan. Disini saya ingin mengembangkan kembali rumus-rumus tersebut dengan memasukan suatu variabel yaitu karyawan tidak masuk kerja.
Tentunya sangat menyulitkan sekali kalau dikantor kita mempunyai banyak karyawan dan kita harus menghitung berapa jumlah karyawan yang tidak masuk kerja, untuk itu saya membuat suatu rumusan-rumusan yang sekiranya bisa mempermudah untuk melakukan perhitungan tersebut.( Perlu diketahui saya memakai excel office 7.)

Dan dengan alasan tersebut pada artikel ini saya akan memasukan rumus-rumus perhitungan untuk :

1. Jumlah karyawan yang tidak masuk
2. Jumlah karyawan yang masuk tepat waktu
3. Jumlah karyawan yang masuk telat
4. Jumlah karyawan yang pulang tepat waktu
5. Jumlah karyawan yang pulang lebih awal

Dengan mengetahui komposisi perhitungan diatas kita dapat menghitung absensi harian dan selanjutnya akan ditemukan perhitungan absensi selama satu bulan kerja. Kalau sudah mengetahui perhitungan-perhitungan tersebut tentunya dapat diambil kebijakan-kebijakan tertentu untuk meningkatkan kinerja karyawan.

Sebenarnya saya disini saya juga ingin menjelaskan tentang fungsi Countifs() pada Excel Office 7 (untuk Excel 2003 fungsi ini tidak ada). Dam sarana yang paling tepat untuk contoh implementasi adalah dengan menghitung absensi karyawan ini,  dengan alasan artikel yang sudah ada dikembangkan lebih lanjut.

Countifs() adalah suatu fungsi perhitungan counter dengan  dengan persyaratan yang majemuk. Artinya dalam suatu perintah kita bisa memberikan beberapa syarat-syarat kondisional secara bersamaan. Bentuk statementnya COUNTIFS(range_criteria_1; criteria_1;[range_criteria_2;criteria_2]). Artinya kita dapat memasukan beberapa kriteria. Untuk lebih jelasnya kita contohkan seperti tabel dibawah :

Dari tabel yang terlihat bagaimana cara menghitung berapa jumlah laki-laki dan jumlah perempuan.

Untuk menghitung jumlah laki-laki :

=COUNTIFS(B3:B11;"L")
menghasilkan nilai 5

Dan untuk menghitung jumlah perempuan ;

=COUNTIFS(B3:B11;"P")
menghasilkan nilai 4

B3:B11 merupakan range yang akan kita hitung, dan “L” atau “P” kriteria jenis kelamin tertentu yang akan kita hitung.

Dari rumus-rumus diatas masih merupakan perintah sederhana, karena belum memasukan dua kriteria sekaligus.

Langkah selanjutnya agar mudah mengerti saya akan memasukan dua kriteria sekaligus,  pertanyaan begini : berapa jumlah laki-laki yang berumur dibawah 30 tahun.

Rumus yang dihasilkan :

=COUNTIFS(B3:B11;"L";C3:C11;"<30")
Menghasilkan nilai : 2
Karena cuma Adi dan Nono saja laki-laki
yang berumur dibawah 30 tahun

C3:C11 merupakan range untuk kolom umur, dan “<30″ adalah kriteria dibawah 30.

Dengan mengerti maksud dari fungsi diatas selanjutnya kita akan meng-implementasikannya pada Absensi Karyawan seperti tabel dibawah ini.

Tabel tersebut merupakan kembangan dari artikel saya di menghitung-jam-kerja-karyawan-berdasarkan-shift. Cuma disini saya tambahkan untuk variable karyawan yang tidak masuk kerja supaya jumlah karyawan yang tidak masuk kerja bisa dihitung. Jadi aturan mainnya disini apabila jam masuk (Cell D12) diberi tanda “-” maka karyawan dianggap tidak masuk.

Pada status Check in (cell E12)  rumusnya sbb :

=IF(D12="-";"-";IF(C12="I";IF(D12>$B$4;"Telat";"Ok");
IF(D12>$C$4;"Telat";"Ok")))

Dan pada Check Out Status (cell G12) rumusnya sbb :

=IF(D12="-";"-";IF(C12="I";IF(F12<$B$5;"Pulang Awal";
"Ok");IF(F12<$C$5;"Pulang Awal";"Ok")))

Disini saya juga memasukan sedikit perhitungan Statistik, yaitu ditabel atas pojok kanan.

Penjelasannya sbb :
Total Karyawan :Merupakan jumlah karyawan yang terbagi dua Shift yang dihitung secara otomatis.
Pada cell G3 diisi rumus :

=COUNTIFS(C12:C23;G2)
ket : C12:C23 - merupakan range yang akan dihitung
      G2 - merupakan isi dari Shift I

Pada cell H3 diisi rumus :

=COUNTIFS(C12:C23;H2)
ket : C12:C23 - merupakan range yang akan dihitung
      G3 - merupakan ini dari Shift II

Cell I3 merupakan total jumlah karyawan, rumusnya sbb ;

=G3+H3
ket : jumlah total dari shift I dan II

Tidak Masuk :Merupakan jumlah karyawan yang tidak masuk yang terbagi dua shift dan dihitung secara otomatis.
Pada Cell G4 diisi rumus :

=COUNTIFS(C12:C23;G2;D12:D23;"-")
ket : C12:C23;G2  artinya Karyawan yang ada di Shift I
    D12:D23;"-" artinya yang mempunyai
    jam masuk "-" alias tidak masuk

pada Cell H4 diisi rumus

=COUNTIFS(C12:C23;H2;E12:E23;"-")
    ket : menghitung karyawan yang tidak masuk
           di Shift II

Masuk Tepat Waktu : Meghitung karyawan yang masuk tepat pada waktunya
Cell G5 diisi

=COUNTIFS(C12:C23;G2;E12:E23;"Ok")
penjelasan : Pada E12:23 dihitung status "Ok"

Cell H5 diisi

=COUNTIFS(C12:C23;H2;E12:E23;"Ok")

Cell G6 :

=COUNTIFS(C12:C23;G2;E12:E23;"Telat")

Cell H6 :

=COUNTIFS(C12:C23;H2;E12:E23;"Telat")

Cell G7 :

=COUNTIFS(C12:C23;H2;G12:G23;"Ok")

Cell H7 :

=COUNTIFS(C12:C23;H2;G12:G23;"Ok")

Cell G8 :

=COUNTIFS(C12:C23;G2;G12:G23;"Pulang Awal")

cell H8 :

=COUNTIFS(C12:C23;H2;G12:G23;"Pulang Awal")

Untuk lebih mudahnya dalam mempelajari saya sertakan file excelnya disini DownLoad. Tetapi rumus yang saya berikan hanya bisa jalan di excel office 7.

Dengan penjelasan diatas mudah-mudahan dapat dimengerti terutama pada penggunaan fungsi COUNTIFS().

Artikel lain :

• Menghitung Jam Kerja Karyawan
• Menghitung Jam lembur Karyawan
• Menghitung Lama Kerja Karyawan
• Cara Menyisipkan Character di Excel
• Menghitung Jam Kerja Karyawan Berdasarkan Shift
• Statistik-Absensi Karyawan
• Perhitungan Waktu Dengan Excel
• Menghitung Uang Lembur Karyawan
• Menghitung Uang Lembur Karyawan

Filed under: Excel, Tips & Tricks , Excel, Fungsi COUNTIFS, hitung absensi, statistik absensi karyawan