Cara Menyisipkan Character di Excel

Cara Menyisipkan Character di Excel

Waktu kita mengelola data dan memberikan kode-kode dari data tersebut ada sesuatu yang menyulitkan, yaitu kode awalnya ditulis berulang-ulang dan urut. Apabila data yang kita kelola jumlahnya cuma hitungan puluhan saya pikir sangat mudah, tapi kalau datanya sudah mencapai ratusan bahkan terkadang bisa mencapai ratusan ribu lebih tentu hal ini sangat memakan waktu dan tenaga.

Untuk memudahkan pekerjaan tersebut diatas sebenarnya dapat kita akali dengan memberikan rumus-rumus tertentu, sehingga pekerjaan kita dapat lebih efisien, sehingga kita tidak memerlukan waktu dan tenaga yang banyak. Cukup satu saja dikasih rumus, dan selanjutnya tinggal di-copy paste, jadi dalam beberapa menit saja data-data yang jumlahnya ratusan ribu bisa kita kerjakan hanya dalam beberapa menit untuk pemberian Kode-nya.

Biasanya jumlah data sampai ratusan ribu ini adalah data barang, misalnya perusahaan manufaktur, distributor, supermarket dan lainya. Jadi dalam memberikan kode sangat mustahil dengan cara-cara konvensional, atau memberikan kodenya dengan mengetik manual biasa. Tapi dalam tulisan ini saya akan menggunakan data karyawan sebagai contoh untuk memudahkan penjelasannya, walaupun rumus ini sebenarnya bisa dimodifikasi untuk data-data lainnya.

Perintah-perintah dari Excel yang akan dipakai untuk keperluan kita diatas adalah rept, len, symbol “&”, dan disini saya menggunakan Excel versi Office 7. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

rept :

Artinya Repeat atau pengulangan. Perintah ini digunakan untuk memberikan perintah pengulangan character yang akan dicetak. Bentuk perintahnya Rept(text,number_times). Jadi kalau kita ingin menuliskan character “A” sebanyak 5 kali, di cell worksheet tinggal kita kasih perintah =Rept(“A”;10).

Maka akan dihasilkan “AAAAA”.

len :

Maksudnya Length atau Panjang, disini dapat kita gunakan untuk mengukur panjang dari suatu character. Bentuk perintahnya len(text). Misalnya kita ingin mengetahui panjang dari tulisan “abcd”, kita bisa langsung beri perintah pada excel dalam bentuk =len(“abcd”). Dan hasilnya adalah 4 (empat).

Symbol “&” :

Symbol ini sering digunakan untuk menyambung character, misalnya di cell A1 kita punya data “A” dan di B1 kita punya data “B”. Untuk menggabung dua 

 

data tersebut digunakan symbol “&”. Misalkan di C1 kita taruh rumus =A1&A2. Maka hasil di C1 akan menjadi “AB”.

Setelah mengerti arti dari perintah-perintah diatas, akan saya coba untul menjelaskan bagaimana cara mengimplementasikannya agar dapat didayagunakan untuk keperluan yang lebih jauh lagi sesuai dengan permasalahan yang dihadapi.

Seperti yang sudah saya terangkan diawal tulisan, disini saya akan memberikan contoh data karyawan untuk memudahkan penjelasan saja. Disini juga saya sertakan gambar table untuk lebih mudah penjabarannya.

Dalam table tersebut terlihat kolom urut, nik, nama karyawan. Biasanya kalau kita sebagai pengelola data, kita hanya menerima data nama karyawannya saja, tanpa ada NIK. Jadi tugas kita bagaimana cara memberikan nomer NIK tersebut dengan jumlah data ratusan sampai ratusan ribu, ini tentu cukup memusingkan kalau tanpa bantuan rumus.

Langkah pertama :

Berikan kolom “urut” pada worksheet, untuk lebih mempercepat mengurutkan data, pada baris 1 dan ke 2 sebaiknya kita berikan nilai yang berurutan terlebih dahulu misalnya nilai 1 dan 2. Kemudian dari posisi pertama dari urutan tersebut kita bikin blok kebawah dengan cara tekan tombol Shift pada keyboard terus tekan tombol panah bawah sampai dengan jumlah baris yang diinginkan, atau juga bisa dengan tombol Shift+PageDown. Setelah terbentuk blok berupa warna yang agak sedikit gelap,

kemudian posisikan menu pada tab Home. Dan pilih menu  ini pada editing, kemudian pilih menu series, sehingga muncul tampilan seperti dibawah ini,

 

 

 

Selanjutnya tekan tombol OK.

Hasilnya kita dapat data urut dari 1 sampai dengan berapapun yang kita inginkan sesuai dengan jumlah baris yang kita blok tadi. Cara ini lebih praktis dari pada kita ketik satu persatu secara manual.

 

 

Langkah Kedua :

Setelah diberikan nomor urut, seperti yang telah dijelaskan pada langkah pertama kemudian pada cell C4 diisi rumus dibawah

=”K.”&REPT(“0″;5-LEN(A4))&A4

Penjelasan rincinya :

“K.” = untuk memberikan character awal, yaitu character “K.”

Symbol “&” = untuk menyambung Character.

REPT(“0″;5-LEN(A4)) = perintah untuk melakukan pengulangan Character “0″ sebanyak 5 kali dikurangkan jumlah Character pada cell A4. Alasan memakai nilai 5 karena kita memakai 5 digit dibelakang character “K.”

A4 = nomor urut

Hasil dari rumus diatas pada cell A4 adalah “K.00001″. Dan untuk baris selanjutnya kita tinggal copy saja dari rumus yang sudah diberikan pada Cell C4 tadi.

Peringatan kalau nomor urutnya berubah maka kodenya juga pasti berubah mengikuti kode uruatannya. Agar tidak berubah dan terkunci sebaiknya setelah selesai pemberian kode seluruh data. Pada kolom NIK sebaiknya diblok terlebih dahulu kemudian klik kanan pilih copy, kemudian klik kanan lagi dan plih paste special dan akan tampil pilihan lagi, kita pilih values kemudian tekan tombol OK. Rumus yang kita bikin tadi memang hilang, tapi sebagai gantinya nilainya saja. Jadi dengan begitu kode tidak akan berubah lagi alias terkunci.

Sampai disini dulu artikel saya, sampai jumpa di artikel berikutnya.

Artikel lain :

• Menghitung Jam Kerja Karyawan
• Menghitung Jam lembur Karyawan
• Menghitung Lama Kerja Karyawan
• Cara Menyisipkan Character di Excel
• Menghitung Jam Kerja Karyawan Berdasarkan Shift
• Statistik-Absensi Karyawan
• Perhitungan Waktu Dengan Excel

Filed under: Excel, Komputer, Tips & Tricks , data karyawan, len, Menyisipkan Character Excel, pemberian kode, rept, rumus excel